Ce que les acheteurs nous demandent avant de nous envoyer leur première demande.
Sept réponses concernant le déroulement, l'identification et l'exportation. Si vous ne trouvez pas votre question dans cette liste, n'hésitez pas à nous la poser directement : vous serez mis en relation avec deux ingénieurs, sans file d'attente.
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Dans quel délai recevrai-je une réponse à ma demande ?
Vous recevrez une première réponse dans les 48 heures, même si l'approvisionnement lui-même prend plus de temps. Ce message vous indiquera si nous avons pu identifier la pièce, quelles informations nous manquent encore et quel délai de livraison vous devez prévoir. Voici ce qui se passe pendant ce temps : vos documents font l’objet d’un examen technique. Si la référence est unique et que la pièce est courante, nous vérifions d’abord notre propre stock — plus de 1 600 pièces de rechange sont disponibles en stock. Dans le cas contraire, nous lançons une recherche au sein du réseau des fabricants. Si des informations manquent, nous vous les demandons avant de nous adresser à nos fournisseurs : une demande incomplète entraîne des offres portant sur la mauvaise pièce et finit par prendre plus de temps que ne l’aurait pris cette demande de précisions. La procédure est la même, qu’il s’agisse d’un simple fusible ou d’une liste complète de pièces de rechange. Les deux interlocuteurs sont des ingénieurs et examinent eux-mêmes chaque demande — il n’y a pas de présélection par un intermédiaire.
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La pièce d'origine n'est plus commercialisée. Pouvez-vous tout de même nous la livrer ?
Dans la plupart des cas, oui. Lorsqu’un fabricant a arrêté la production d’un composant ou n’existe plus, nous recherchons une pièce de rechange techniquement équivalente. Nous nous basons pour cela sur les spécifications d’origine : dimensions, matériau, caractéristiques électriques et mécaniques, cotes de raccordement. Il en résulte un cahier des charges à partir duquel nous effectuons une recherche au sein de notre réseau — plus de 100 marques de fabricants et un réseau de distributeurs en pleine expansion. Souvent, nous trouvons la solution auprès d’un fournisseur proposant une gamme comparable. Nous vérifions l’adéquation de la pièce de remplacement avant de vous soumettre une offre. Vous recevez donc non seulement une proposition, mais aussi les justifications qui l’accompagnent : quelles caractéristiques correspondent et quels sont les écarts dont vous devez avoir connaissance. C’est à vous de décider si un écart est acceptable dans votre cas d’utilisation — nous vous fournissons les éléments nécessaires à cette décision. Si aucune pièce équivalente n’est disponible, nous vous le signalons également — en vous expliquant les raisons de cette impossibilité. Une réponse négative au bout de deux jours a plus de valeur à vos yeux qu’une promesse qui ne pourra pas être tenue au bout de deux semaines. Ce référencement croisé est la partie de notre travail qu’un simple catalogue ne peut pas assurer.
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Je n'ai qu'une photo, pas de référence. Est-ce que cela suffit ?
La plupart du temps, oui. Envoyez-nous la photo par e-mail à l'adresse info@ibh-eurotec.eu — de préférence avec la plaque signalétique et une photo montrant la pièce en situation. Le formulaire de contact ne permet pas de joindre de fichiers ; veuillez y décrire brièvement votre demande, puis envoyer les photos séparément. Tout ce qui permet de donner une idée de l’échelle et du contexte est utile : la pièce à côté d’un mètre pliant, les raccords sous plusieurs angles, l’emplacement de montage avant le démontage. Si la plaque signalétique est manquante, nous identifions la pièce grâce à ses caractéristiques techniques : forme, raccords, dimensions, matériau. Des informations supplémentaires sur l’installation sont également utiles : fabricant, type de machine, année de fabrication et contexte dans lequel la pièce est installée. Souvent, la machine permet déjà de restreindre considérablement le choix des composants possibles. Nous clarifierons avec vous les informations manquantes avant de nous renseigner auprès du fournisseur. Mieux vaut plusieurs photos qu’une seule de bonne qualité ; le format et la résolution n’ont pas d’importance, tant que les inscriptions restent lisibles. Vous éviterez ainsi de recevoir une offre pour une pièce qui ne correspond pas.
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Est-il utile de faire une demande même pour une seule pièce ?
Oui. Pour un simple fusible, le processus est le même que pour une liste complète de pièces de rechange : vérification, approvisionnement, devis, livraison. C’est justement pour les pièces individuelles que l’effort réside moins dans la quantité que dans l’identification — et celle-ci est la même, qu’il s’agisse d’une seule pièce ou de cinquante. Plus de 1 600 pièces de rechange courantes sont disponibles en stock, des fusibles et joints d'étanchéité aux composants de commande ; dans ce cas, le délai de livraison est donc court. Pour les pièces qui doivent d'abord être commandées, ce délai dépend du fabricant — nous vous l'indiquons dans l'offre, et non pas seulement après la commande. D’un point de vue économique, il est judicieux de regrouper plusieurs articles si vous devez de toute façon les commander : les frais de transport et les formalités douanières ne s’appliquent alors qu’une seule fois, et non à plusieurs reprises. Ce n’est toutefois pas obligatoire : nous traitons également un simple fusible, et ce selon le même processus qu’une demande groupée. Il n’existe pas de montant minimum de commande en dessous duquel nous ne traitons pas les demandes.
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Dans quels pays livrez-vous ?
Nous approvisionnons des clients industriels dans 30 pays, principalement en Amérique du Sud. À cela s’ajoutent les marchés européens ainsi que les secteurs dans lesquels le lieu de livraison diffère du lieu d’utilisation — le transport maritime et les chantiers navals, ainsi que l’exploitation minière et l’extraction de minerai. Pour chaque pays de destination, nous nous chargeons des formalités d’exportation : emballage conforme aux exigences du pays de destination, coordination du transport et documents douaniers. Les documents requis dans chaque cas dépendent du pays de destination, de la valeur des marchandises et du type de composant ; nous clarifions ces points avant l’expédition et non pas lorsque l’envoi est déjà en cours de acheminement. La livraison est ainsi suivie jusqu’à son arrivée et ne s’arrête pas au quai de chargement. Nous effectuons régulièrement des livraisons dans l’industrie de la pâte à papier et du papier, dans le secteur de l’emballage et dans l’automatisation industrielle ; nous connaissons bien les exigences habituelles de ces marchés cibles. Pour les destinations situées en dehors des pays mentionnés, n’hésitez pas à nous contacter : il est souvent possible de trouver une solution, même si nous n’y effectuons pas encore de livraisons régulières.
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Dans quelle langue vais-je recevoir l'offre ?
Nous établissons nos devis en allemand, en anglais ou en espagnol — de manière structurée et en précisant clairement les conditions de transport et de dédouanement. Sur demande, nous émettons également une facture pro forma, telle que l'exigent de nombreuses autorités douanières pour la déclaration d'importation. Nous menons également notre correspondance dans ces trois langues : demandes de précisions sur le cahier des charges, confirmation de commande, avis d’expédition. Pour les pays hispanophones, il ne s’agit pas d’une offre supplémentaire, mais de la norme — l’essentiel de nos livraisons à l’étranger est destiné à l’Amérique du Sud. Cela vous évite d’avoir à traduire des termes techniques au sein de votre propre organisation et prévient les malentendus qui en découlent : une erreur de traduction concernant un matériau ou une tolérance confondue n’est souvent constatée qu’une fois la pièce livrée. Vous pouvez formuler votre demande dans l’une de ces trois langues — voire en les mélangeant, si le terme technique allemand vous est plus familier que son équivalent espagnol. Nous acceptons les dessins techniques et les fiches techniques dans n’importe quelle langue ; ce sont les caractéristiques techniques qui comptent, et non les libellés.
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Qui s'occupe des formalités douanières, de l'emballage et du transport ?
Nous nous en chargeons. L’emballage pour l’exportation, le transport et les documents douaniers sont pris en charge par un seul et même prestataire — vous n’avez pas besoin de faire appel à un deuxième prestataire. Concrètement, cela signifie : un emballage conforme à la réglementation du pays de destination, la sélection et la coordination du transporteur, la déclaration d’exportation et les documents d’accompagnement. Le choix du mode d’expédition le plus approprié dépend du poids, de la valeur et de l’urgence ; pour les pièces isolées urgentes, le fret aérien est souvent plus avantageux que les temps d’immobilisation liés au transport maritime. Nous vous présentons les différentes options dans notre devis afin que vous puissiez faire votre choix. Nous nous chargeons de la gestion de l’envoi jusqu’à son arrivée dans le pays de destination ; en cas de questions de la part des douanes ou du transporteur, c’est nous qui sommes l’interlocuteur, et non vous. En cas de retard, c’est nous qui vous en informons, et non le système de suivi des envois. L’expérience montre que c’est précisément cette étape qui fait généralement échouer les approvisionnements internationaux — non pas en raison de la disponibilité de la pièce, mais à cause des documents qui doivent l’accompagner.
Votre question ne figure pas dans cette liste ?
Veuillez nous décrire votre cas à l'aide du formulaire. Veuillez envoyer vos photos et documents techniques par e-mail à l'adresse info@ibh-eurotec.eu. Nous vous répondrons dans les 48 heures.
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